Конференц-зал – это помещение, обустроенное для приема определенного количества людей. Оно может быть небольшим для маленькой группы, а может вмещать в себя сотню людей. Вариантов размещения гостей также уйма – за столиками, просто на стульях в ряды, за одним или несколькими большими круглыми столами и т.д. Такие помещения прекрасно подходят для проведения мероприятий, которые нацелены на развитие компании. А развитие всегда влечет за собой рост прибыли. Поэтому экспертное мнение таково – лучше вложить деньги в качественную презентацию (или другое мероприятие) и получить от этого гарантированный положительный результат.

Для чего нужен конференц-зал

 

Наиболее частая причина аренды конференц-залов – проведение бизнес семинаров. Они нужны всем фирмам, чтобы привлекать новых сотрудников, клиентов, обмениваться опытом с другими отделениями и филиалами. Особенно всё это актуально для крупных компаний, занимающихся деятельностью по всей стране и даже за её пределами. Зачем еще может понадобиться конференц-зал:

  • Проведение обучений для новых сотрудников. Обычно их набирают массово в моменты открытия и расширения, а потому рациональнее будет собрать всех людей вместе, и детально объяснить специфику и нюансы. Это продуктивнее и выгоднее по времени, чем работать с каждым по отдельности.
  • Мастер-классы. Обмен опытом между более продвинутыми работниками и новичками или внедрение новой технологии, принципа работы. Людям проще чему-то научиться, когда они видят живой пример, могут задать вопросы, опробоваться в новом деле под руководством.
  • Проведение презентаций. Наиболее часто используют аренду помещений, чтобы показать инвесторам свои достижения или новые разработки. Это позволяет потенциальным вкладчикам лучше понять, куда пойдут их деньги, и какой доход будет в результате. Но также презентации могут носить информационный характер.
  • Лекции, симпозиумы и семинары. Известные доктора, научные деятели, писатели, блогеры не сидят на месте, они постоянно разъезжают по городам и рассказывают о себе, своем деле и методах достижения успеха. И у них часто собирается большая аудитория, разместить которую проще всего в обширном конференц-зале со всеми удобствами.
  • Переговоры. Сейчас отошли те времена, когда дела велись за карточным столом или бутылкой крепкого напитка в ресторане. Бизнесмены ценят свое время и любят решать вопросы быстро и продуктивно. Поэтому встреча деловых партнеров в арендованном помещении позволит конфиденциально в комфортных условиях обсудить планируемую сделку.
  • Пресс-конференции. Политики, представители местной власти и прочие публичные личности не всегда желают собирать прессу на месте непосредственной работы. А в таком помещении можно быстро установить всю аппаратуру и ответить на интересующие вопросы или выступить с речью.

Вложение денег в аренду конференц-зала – это всегда выгодно, так как уже сами причины показывают, что последует за данным мероприятием. А эта единоразовая сумма значительно меньше, чем рекламы, опросы. Плюс мороки нет – приходишь и всё уже готово.

Что потребуется для успеха в деле

Хорошо подготовленный доклад, мастерство оратора, качественные медиафайлы, понятные цифры и полнота данных – это то, что зависит от человека, который арендует зал и планирует проводить в нем мероприятие.

 

Есть и другие вещи, влияющие на восприятие слушателей:

  • Удобная мебель – чтобы не отвлекаться и не мечтать поскорее сбежать.
  • Правильное освещение – иначе просто ничего не поймешь.
  • Хорошее мультимедийное оборудование – яркие проекторы, четкие доски, громкие колонки.
  • Хорошая звукоизоляция – если отвлекают споры из соседней комнаты, то сосредоточиться на презентации не удастся.
  • Полноценная вентиляция, регулярный приток свежего воздуха – если посетителям душно, то из-за плохого самочувствия они могут покинуть помещение раньше времени.
  • Наличие штор или жалюзи, чтобы правильно направить свет. Если на экране все блестит, то зрители не увидят видео и слайды.

За всё это отвечает конференц-зал и те, кто сдают его. Если помещение полностью соответствует описанным критериям, то это уже 50% успеха. Удобство, комфорт и хорошее расположение духа делает людей восприимчивыми, сговорчивыми, помогает им быстрее думать и принимать решения.

 

Как выбрать конференц-зал

При выборе арендуемого помещения необходимо учитывать:

  • Количество гостей.
  • Как их нужно разместить – все вместе или разделить на группы.
  • Какое потребуется оборудование – доски, проектор, колонки, трибуна и т.д.
  • Нужно ли устраивать зонирование помещения.
  • Удобно ли добираться людям, какая транспортная развязка.
  • Насколько сам стиль помещения подходит цели сбора.

Если кому-то не хватит места, гостям придется пить кофе и перекусить в перерывах прямо над бумагами, группы людей будут мешать друг другу, то мероприятие будет провальным. А если к зданию тяжело подъехать, его нет на карте, на самом доме нет указателей куда идти, то гости будут опаздывать поголовно. Это может вовсе сорвать весь план. Поэтому об этих мелочах необходимо подумать заранее, и подобрать соответствующий всем критериям зал.

 

Преимущества аренды конференц-зала

Многие фирмы сейчас не скупятся на аренду конференц-залов, ведь это удобно:

  • в стоимость входит нужное оборудование и мебель;
  • не нужно самому готовить помещение (уборка до и после);
  • не требуется тратить свое время на подготовку и установку всего необходимого;
  • конференц-залы часто располагаются в гостиницах и отелях, приезжим гостям будет удобно разместиться;
  • есть доступ к скоростному интернету;
  • рядом работники центра или гостиницы, которые помогут (вызвать такси, заказать еду, сервировать обеденный стол);
  • при желании можно заказать дополнительно украшение;
  • нейтральная территория лучше располагает к сотрудничеству.

В конференц-зале принимающая сторона и гости всегда чувствуют себя на равных. Комфортные условия пребывания и минимум ответственности за организацию действа позволяют сосредоточиться на самом процессе. Всё это ведет к успешному выполнению поставленной задачи, будь то привлечение инвесторов или презентация новой книги.